Cas client VINCI

Assurer un service café de qualité pour 5 000 collaborateurs ne consiste pas uniquement à installer des machines et à livrer du café. Lorsque le parc atteint 102 machines réparties dans 70 espaces, la qualité du service repose sur une organisation quotidienne rigoureuse, une présence humaine et une gestion technique parfaitement coordonnée.

Depuis 2020, Cawatoès accompagne VINCI dans la gestion complète de sa solution café. Le dispositif couvre aujourd’hui 5 bâtiments, 25 étages et 70 tisaneries ou cafétérias.

Deux équipiers Cawatoès interviennent à temps plein chaque jour pour assurer le réapprovisionnement, le nettoyage et le suivi des espaces. Un technicien réalise également un passage hebdomadaire afin d’entretenir le parc, d’anticiper les incidents et de prendre en charge les interventions nécessaires.

Le dispositif VINCI en chiffres

La solution mise en place par Cawatoès représente :

• 102 machines à café professionnelles ;
• 5 bâtiments suivis ;
• 25 étages ;
• 70 tisaneries et cafétérias ;
• environ 5 000 collaborateurs servis ;
• deux équipiers Cawatoès présents à temps plein chaque jour ;
• un passage technique préventif chaque semaine ;
• une prise en charge des pannes et du remplacement des machines.

Ces chiffres illustrent la dimension du dispositif, mais également la diversité des opérations nécessaires pour garantir chaque jour un service fiable et homogène.

Les enjeux d’un parc de 102 machines à café

La gestion d’un parc de cette taille est très différente de l’exploitation de quelques machines isolées.

Avec 102 équipements répartis dans 70 espaces, plusieurs enjeux doivent être maîtrisés simultanément :

• maintenir chaque machine en état de fonctionnement ;
• adapter les stocks à la fréquentation de chaque espace ;
• prévenir les ruptures de café et de consommables ;
• garantir la propreté des machines et des zones café ;
• identifier rapidement les anomalies techniques ;
• organiser la maintenance sans perturber les collaborateurs ;
• remplacer une machine lorsqu’elle ne peut pas être réparée immédiatement ;
• assurer une qualité de service homogène dans les 5 bâtiments.

Une machine indisponible ou un espace insuffisamment approvisionné peut rapidement affecter l’expérience des collaborateurs. À cette échelle, la performance de la solution dépend autant de la qualité du matériel que de son exploitation quotidienne.

Deux équipiers présents chaque jour sur le site

La présence humaine constitue le cœur du dispositif imaginé pour VINCI.

Deux équipiers Cawatoès interviennent quotidiennement et à temps plein dans les différents bâtiments. Ils parcourent les étages et contrôlent les 70 tisaneries et cafétérias selon une organisation définie avec le client.

Leurs missions comprennent notamment :

• le contrôle du fonctionnement des machines ;
• le réapprovisionnement en café ;
• la gestion des gobelets et des consommables ;
• le contrôle des thés et des infusions selon les espaces ;
• le nettoyage des machines ;
• le maintien en ordre des zones café ;
• la détection des anomalies ;
• la remontée des demandes et incidents à l’équipe technique.

Cette présence quotidienne permet de traiter les besoins au plus près du terrain et d’éviter qu’un problème mineur ne devienne une interruption durable du service.

Un réapprovisionnement adapté à chaque espace café

La consommation n’est pas identique dans les 70 espaces. Elle varie selon l’emplacement de la tisanerie, le nombre de collaborateurs présents à l’étage, les habitudes de consommation et les jours de fréquentation des bureaux.

Les équipiers contrôlent les stocks disponibles et ajustent le réapprovisionnement en fonction des besoins réellement observés.

Selon les espaces, ce suivi peut comprendre :

• le café en grain ;
• les thés et infusions ;
• les gobelets ;
• les agitateurs ;
• le sucre ;
• les produits nécessaires à l’entretien des équipements.

Cette organisation évite d’appliquer une quantité standard à l’ensemble du site. Elle permet de sécuriser les espaces les plus fréquentés tout en limitant le surstockage dans les zones où la consommation est moins importante.

Le nettoyage des machines et des espaces

La qualité d’un café dépend directement du réglage et de l’entretien de la machine qui le prépare.

Dans le cadre de leurs passages, les équipiers réalisent les opérations quotidiennes nécessaires au maintien de la propreté des équipements et des espaces café :

• nettoyage des parties accessibles des machines ;
• contrôle et vidage des bacs ;
• rinçage des éléments concernés ;
• vérification de la zone autour des équipements ;
• contrôle visuel de l’état du matériel ;
• signalement de toute usure ou anomalie.

Ce travail contribue à maintenir une qualité constante en tasse, mais également à prolonger la durée de vie des équipements.

Une intervention technique préventive chaque semaine

En complément de la présence quotidienne des équipiers, un technicien Cawatoès intervient chaque semaine sur le site.

Ce passage régulier permet de réaliser des contrôles préventifs et de prendre en charge les opérations qui nécessitent une expertise technique plus poussée.

Le technicien peut notamment :

• contrôler l’état général des machines ;
• vérifier leurs principaux réglages ;
• identifier les pièces présentant une usure ;
• réaliser les premières opérations de maintenance ;
• intervenir sur les anomalies signalées par les équipiers ;
• programmer une réparation plus importante lorsque cela est nécessaire ;
• recommander le remplacement ou le renouvellement d’un équipement.

Cette combinaison entre suivi quotidien et maintenance préventive permet de mieux anticiper les pannes et de limiter les interruptions.

Une gestion organisée des pannes

Malgré un entretien régulier, une panne peut toujours survenir sur un parc de 102 machines fortement sollicitées.

Lorsqu’un problème est identifié, l’équipier effectue un premier contrôle et transmet les informations à l’équipe technique. Cette qualification initiale permet d’orienter plus rapidement l’intervention.

Selon la nature de l’incident, Cawatoès peut :

1. résoudre le problème à distance ;
2. effectuer une intervention directement sur le site ;
3. programmer une maintenance plus approfondie ;
4. retirer la machine afin de la réparer dans son atelier ;
5. installer une machine de remplacement.

L’objectif est de rétablir le service le plus rapidement possible tout en évitant aux équipes de VINCI de coordonner plusieurs interlocuteurs.

Le remplacement des machines pour assurer la continuité du service

Lorsqu’une réparation ne peut pas être réalisée immédiatement, Cawatoès peut remplacer la machine immobilisée.

La machine défectueuse est alors retirée pour être diagnostiquée et réparée dans de bonnes conditions, tandis qu’un équipement de remplacement permet de maintenir le fonctionnement de l’espace café.

Cette capacité apporte plusieurs avantages :

• une durée d’interruption limitée ;
• une continuité du service pour les collaborateurs ;
• moins de sollicitations pour les équipes internes ;
• une réparation réalisée dans de meilleures conditions ;
• une maîtrise plus efficace du cycle de vie du matériel.

Sur un parc important, la disponibilité de machines de remplacement est aussi essentielle que la capacité à réparer rapidement.

Une organisation coordonnée autour du terrain

Le dispositif déployé chez VINCI repose sur la complémentarité de plusieurs fonctions :

• les deux équipiers présents quotidiennement ;
• l’équipe logistique chargée des stocks et des approvisionnements ;
• le technicien assurant le suivi préventif hebdomadaire ;
• l’atelier prenant en charge les réparations plus importantes ;
• l’équipe opérationnelle coordonnant le dispositif avec le client.

Les informations constatées sur le terrain peuvent ainsi être transmises rapidement aux bonnes personnes.

Une variation inhabituelle de consommation, un défaut de nettoyage, une erreur affichée par une machine ou une remarque formulée par un collaborateur peuvent être pris en compte sans attendre qu’ils deviennent un problème majeur.

Une solution dimensionnée pour environ 5 000 collaborateurs

Le service café doit absorber une fréquentation importante tout en maintenant une expérience homogène dans les différents bâtiments.

L’organisation tient notamment compte :

• du nombre de collaborateurs concernés ;
• de la fréquentation de chaque bâtiment ;
• des variations liées au télétravail ;
• des différences de consommation entre les étages ;
• des périodes de congés ;
• des événements internes ;
• des besoins particuliers de certains espaces.

Les approvisionnements et les tournées peuvent ainsi évoluer en fonction de la réalité du site plutôt que de rester figés.

Les bénéfices de la solution mise en place

Le dispositif déployé permet à VINCI de disposer d’un service café piloté dans sa globalité par un seul prestataire.

Cette organisation contribue à :

• améliorer la disponibilité des 102 machines ;
• réduire la durée des interruptions en cas de panne ;
• prévenir les ruptures de café et de consommables ;
• maintenir les 70 espaces propres et approvisionnés ;
• harmoniser la qualité de service dans les 5 bâtiments ;
• simplifier le traitement des demandes ;
• mieux anticiper la maintenance et le renouvellement des équipements ;
• libérer les équipes internes d’une partie importante de la gestion opérationnelle.

Cawatoès ne se limite donc pas à fournir du café ou du matériel. L’entreprise assure le fonctionnement quotidien d’un service utilisé par environ 5 000 collaborateurs.

Pourquoi externaliser la gestion d’un grand parc de machines à café ?

Lorsque le nombre de machines augmente, leur gestion mobilise rapidement plusieurs services internes : environnement de travail, hospitality, achats, maintenance, logistique et services généraux.

Le recours à un prestataire unique permet de centraliser les responsabilités et les demandes.

Une solution entièrement gérée apporte notamment :

• un interlocuteur unique pour les machines, les produits et le SAV ;
• une présence régulière sur le terrain ;
• une meilleure anticipation des besoins ;
• des procédures homogènes entre les espaces ;
• une capacité d’intervention rapide ;
• un suivi adapté aux exigences des grandes entreprises ;
• une plus grande continuité de service.

La question n’est plus seulement de choisir une machine à café, mais de construire une organisation capable de fonctionner durablement à grande échelle.

Cawatoès, un partenaire adapté aux grands comptes

L’accompagnement de VINCI démontre la capacité de Cawatoès à prendre en charge des environnements complexes et fortement fréquentés.

Notre offre peut inclure :

• l’étude et le dimensionnement des besoins ;
• la fourniture ou la location des machines ;
• l’installation et le réglage du matériel ;
• la livraison du café et des consommables ;
• le réapprovisionnement des tisaneries et cafétérias ;
• le nettoyage des machines et des espaces ;
• la présence quotidienne d’équipiers ;
• le suivi des consommations ;
• la maintenance préventive et corrective ;
• le dépannage ;
• le remplacement du matériel immobilisé.

Chaque dispositif est construit selon le nombre de collaborateurs, l’organisation des bâtiments, le nombre d’espaces et le niveau de service recherché.

Le retour de VINCI

« La présence quotidienne des équipes Cawatoès nous permet de disposer d’espaces café propres, approvisionnés et suivis avec régularité. Leur connaissance du site et leur capacité à intervenir rapidement facilitent la gestion de notre parc et contribuent à assurer la continuité du service pour nos collaborateurs. »

Vous gérez plusieurs espaces café ou un parc important de machines ?

Cawatoès accompagne les entreprises à Paris, en Île-de-France et partout en France dans la mise en place et la gestion de leurs solutions café professionnelles.

De quelques équipements à un parc de plus de 100 machines, nous construisons une organisation adaptée à votre implantation, à votre fréquentation et à vos contraintes opérationnelles.

Découvrez notre solution café clé en main, nos offres de location et d’achat de machines à café professionnelles et notre service de livraison de café en grain.

Vous souhaitez étudier votre parc ou améliorer la gestion de vos espaces café ? Demandez une estimation personnalisée à notre équipe.

Questions fréquentes sur la gestion d’un grand parc de machines à café

Comment gérer plus de 100 machines à café en entreprise ?

La gestion d’un parc important nécessite un suivi centralisé, des passages réguliers dans les espaces, une gestion précise des stocks, une équipe technique disponible et des machines de remplacement. Le réapprovisionnement doit être adapté à la consommation réelle de chaque zone.

Que comprend une solution café entièrement gérée ?

Elle peut comprendre la fourniture des machines, leur installation, la livraison des produits, le réapprovisionnement des espaces, le nettoyage, la maintenance, le dépannage, le suivi des consommations et le remplacement des équipements en cas de panne.

Quelle présence prévoir pour 70 espaces café ?

La présence nécessaire dépend de la fréquentation, de la répartition des bâtiments et du niveau de service attendu. Chez VINCI, deux équipiers Cawatoès interviennent quotidiennement à temps plein pour assurer le suivi de 70 espaces répartis sur 25 étages.

Comment limiter les pannes sur un parc important ?

Il faut associer un entretien quotidien, une maintenance préventive régulière, une détection rapide des anomalies et une capacité d’intervention technique. Chez VINCI, le dispositif comprend notamment un passage technique chaque semaine.

Comment maintenir le service lorsqu’une machine tombe en panne ?

Lorsque la réparation ne peut pas être effectuée immédiatement, une machine de remplacement peut être installée. L’équipement défectueux est ensuite diagnostiqué et réparé sans immobiliser durablement l’espace café.

Peut-on gérer plusieurs bâtiments avec un même prestataire ?

Oui. Une organisation centralisée permet de standardiser les équipements, les procédures d’entretien, les approvisionnements et le suivi, tout en adaptant les tournées aux particularités de chaque bâtiment.